Der Wald vor lauter Bäumen: Wenn die Arbeit an einem Großprojekt verschwimmt

Das Unternehmen

  • Name: Merentis GmbHMerentis Logo
  • Größe: 110 Beschäftigte
  • Sitz: Bremen
  • Gründung: 1996
  • Branche: IT Wirtschaft

Die Merentis GmbH ist ein langjähriges, fest in Bremen angesiedeltes Unternehmen. Zunächst nur spezialisiert auf die Bereiche Informationsmanagement, Archivierung und ECM, arbeitet die Merentis GmbH mittlerweile auch an Individualentwicklungen, insbesondere mobiler Lösungen und Forschungsprojekten.

Die Herausforderung

Ein Forschungsprojekt, 20 Fachspezialisten, ein vorgegebener Zeitrahmen. Projektmanagement wird bei Merentis seit jeher großgeschrieben. Und obwohl erfahrene Fachleute an dem Projekt sitzen, knirscht es dennoch an verschiedenen Punkten. Während der ersten Gespräche wurden bereits die Punkte deutlich, die das Projektteam am stärksten beschäftigten:

  • Wie sieht das Gesamtziel des Großprojektes aus?
  • Das Ziel ist zu umfangreich und lässt sich kaum noch in dem vorgegebenen Zeitraum bewerkstelligen
  • Kann dieses spezielle Themengebiet fachlich überhaupt vollumfänglich ausgefüllt werden?
  • Die bekannte Struktur des Wasserfall-Modells (spezielle Form des Projektmanagements) scheint für dieses Projekt nicht passend zu sein
  • Es fehlt schlicht an Erfahrung im Bereich Projektmanagement auf eben dieser Ebene und in eben diesem spezifischen Bereich
  • Wie können wir das Motivationslevel im Team konstant halten?

Auch interne Arbeitsstrukturen und Anforderungen, die parallel zu dem Forschungsprojekt einhergingen wurden auf eine harte Probe gestellt. Insbesondere wechselnde Mitarbeitende, unklare Handhabe und das Gefühl einer mangelnden Passfähigkeit zwischen der Fachexpertise im Team und den Projektanforderungen trugen hierzu bei.

Team

Der Wunsch

Ausgangspunkt des Projekts war anfänglich das Interesse an konkreten Themengebieten zum Projektmanagement. Jedoch kristallisierte sich im Verlauf der Zusammenarbeit eher der Wunsch nach mehr Flexibilität im Arbeitsalltag und der Optimierung der Arbeitsprozesse heraus. Nun sollen Strukturen geschaffen werden, dies zu ermöglichen. Dem Projekt einen Rahmen zu verleihen und bedeutende Aspekte klar zu definieren wurden hierfür priorisiert. Dazu gehörte auch ein Überblick über die Gesamtsituation (Beteiligung intern und extern? Kommunikationswege analog/digital? Schwierigkeiten?) der noch geschaffen werden sollte.

Die Vorgehensweise

Workshop

Die Projektleitung des Merentis-Teams kam mit näherem Interesse zum Thema Projektmanagement auf das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen zu. Nach dem anfänglichen Wunsch, vertiefende Inhalte vermittelt zu bekommen, rückte mit der vermehrten Zusammenarbeit allerdings ein noch umfangreicheres Thema in den Fokus. Die Zusammenarbeit wurde  aufgrund dessen schrittweise angepasst und erst am Ende des jeweiligen Schrittes über weitere Maßnahmen entschieden. Das ermöglichte den Zusammenarbeitenden ein breites Themenfeld zu erkunden und eventuelle Zusammenhänge zu erkennen und gegebenenfalls näher zu betrachten.

  • Schritt 1: Impulsseminar über Projektmanagement zur Erlangung einer gemeinsamen Basis über das Thema, als auch das Abschätzen des Hintergrundwissens und Erfahrungsschatzes des Projektleiters.
  • Schritt 2: Suche nach den Herausforderungen der täglichen Arbeit, bewusste Lösung von operativen Strukturen und Hineingehen in andere sich entwickelnde und gegebenenfalls relevante Themenbereiche. Nicht ausschließlich der operative Themenbereich ist betroffen. Auch motivationale Faktoren, Sinnfragen einzelner Arbeitsbereiche, ein fehlender Gesamtüberblick und Faktoren, die durch den stetigen Mitarbeitendenwechsel einhergingen (unruhige Teamstruktur, Wissensmanagement, Rollendefinitionen) beeinflussten den Erfolg der Arbeit.
  • Schritt 3: gemeinsames Clustern der Inhalte aus dem vorangegangenen Workshop und Zuordnung in übergeordneten Themen. Der Umfang dieser Themenfelder verschaffte nicht nur einen Eindruck über die Gewichtung dieser, sondern auch einen Gesamtüberblick aller Themenbereiche.
  • Schritt 4: Erste Schritte wurden identifiziert, die sofort umgesetzt werden konnten um möglichst schnell erste Erfolge zu erleben.

Das Projekt begann Ende April 2022. Im Juni 2022 fand der zunächst letzte Workshop dazu statt. Geplant ist jedoch eine vertiefende Zusammenarbeit in Richtung Umsetzung verschiedenster Ideen.

Tool

Abbildung: Template Kollaboration Merentis und Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen. Arbeitsfläche, welche für alle Beteiligten während der Zusammenarbeit zugänglich war

Das Ergebnis

Während der auf sich aufbauenden Workshops bemerkte man in der Zusammenarbeit immer wieder „Aha-Momente“, die alle Beteiligten motivierten immer tiefer in den Prozess der Lösungsfindung hineinzugehen. Durch die wirksame und selbstreflektierte Zusammenarbeit mit dem Team des Unternehmens war es möglich, sich ein Gesamtbild über die Herausforderungen zu machen um so konkret Schritt für Schritt in die Lösungsfindung zu gehen. Folgende Themen konnten identifiziert werden:

  • Identifizierung klarer Rollen und Verantwortungsbereiche aller Ebenen im Team
  • Kommunikation der oben benannten Ergebnisse durch die Workshopbeteiligten unmittelbar ins Projektteam der Merentis GmbH
  • Realistische Zielsetzung und direkte Weitergabe dieser an die Führungsebene
  • Aufstockung des Kernteams mit dauerhaft zugeteilten und somit stets zur Verfügung stehenden Mitgliedern
  • Unterteilung des Großprojektes in zu bewältigende kleinere Projekte mit direkten Team- bzw. Projektverantwortlichen
  • Proaktives Einfordern von mehr Commitment seitens der oberen Führungsebene
  • Kleinteiligeres Gestalten zur besseren Bewältigung paralleler Arbeiten (wie Berichtstrukturen)

Neue Strukturen

Die Erfolgschancen wurden nach Angaben des Merentis-Projektteams deutlich gesteigert und konnten teilweise erfolgreich weitergeführt werden. Ebenso hat sich die Kommunikation im Team deutlich verbessert.

Die Methoden

Die Workshops fanden allesamt online statt. Mithilfe eines Kollaborationstools konnten visuelle Plattformen und für den Teilnehmenden übersichtliche Inhalte geschaffen werden. Gleichzeitig ist es dem Team möglich gewesen, jederzeit auf diese Inhalte zuzugreifen und selbstständig daran zu arbeiten. Offene Fragestellungen und das Clustern von Erfahrungsfeldern ermöglichten das tiefgreifende und themenübergreifende Arbeiten.

Der Umsetzungsaufwand

Die angefallenen Arbeitsstunden sowie die durchgeführten Maßnahmen organisierte und leitete das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen für das Unternehmen kostenlos und anbieterneutral. Das Zentrum wird durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz gefördert. Weitergehende Kosten, werden nicht durch das Kompetenzzentrum gedeckt.

Hinweise zur Recherche

Diese Stichworte helfen bei der Suche nach Lösungsanbietern im Internet:

  • Projektmanagement
  • Kommunikationsstruktur
  • Interne Kommunikation
  • IT-Projektarbeit
  • Transparenz von Arbeitsabläufen

Sie wünschen ebenfalls Unterstützung bei einer Digitalisierungsmaßnahme oder einfach nur eine zweite Meinung?

Dann rufen Sie uns an!

Tel.: +49 (0) 421 9600 – 260
E-Mail: kontakt@kompetenzzentrum-bremen.digital

Wir informieren Sie gerne im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz.

Ihr Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Bremen